Πόσες φορές είσαι στη δουλειά και κάθε λίγα λεπτά μια ειδοποίηση για ένα νέο email εμφανίζεται στο τηλέφωνό σου; Στο σημείο να καταλήγεις να το βάλεις στο αθόρυβο, για να συγκεντρωθείς στο project που σου έχει ανατεθεί;
Πράγματι, τα emails μπορεί να αποτελέσουν τεράστια πηγή άγχους στη σύγχρονη επαγγελματική ζωή. Σκέψου μόνο πως ένας μέσος επαγγελματίας ξοδεύει 4 ώρες την ημέρα ασχολούμενος με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του. Σε μια εποχή όπου το άγχος και το burnout στο χώρο εργασίας είναι σε υψηλό επίπεδο, αυτό είναι κάτι που μπορεί να σε φτάσει στα όριά σου. Ειδικά, όταν επικοινωνείς μέσω τόσων διαφορετικών τρόπων. Οπότε είναι λογικό να αισθάνεσαι πίεση εξαιτίας του βομβαρδισμού των μηνυμάτων. Το να έχεις τόσα πολλά tasks ή emails που παραμένουν ανοιχτά στο μυαλό σου, αποστραγγίζουν την ενέργεια και τη συγκέντρωσή σου. Κάτι που έχει τεράστιο αντίκτυπο στην ευημερία σου.
Παράλληλα, εξίσου αγχωτικός είναι και ο χρόνος που αφιερώνεις προσπαθώντας να ελέγξεις αυτόν τον όγκο των μηνυμάτων. «Έχει γίνει περισσότερο ένα τεράστιο καθήκον που μας εξαντλεί. Δεν αποτελεί πια έναν εύκολο, καθημερινό τρόπο επικοινωνίας, όπως η ομιλία» λέει στο Stylist ο Dvir Ben-Aroya, διευθύνων σύμβουλος και συνιδρυτής της Spike. Η Spike αποτελεί ένα εργαλείο που συντελεί στην απλοποίηση του τρόπου επικοινωνίας μέσω των emails. Σε έρευνά της φάνηκε ότι το 77% των ανθρώπων εξακολουθεί να προτιμούν να χρησιμοποιούν email παρά messaging apps στην εργασία τους.
Το email είναι ουσιαστικά μια συλλογή των καθηκόντων σου, ένα νέο task. Έτσι, βλέποντας δεκάδες, εκατοντάδες ή χιλιάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα νιώθεις στρες και υπερφόρτωση. Το γεγονός ότι μπορείς να λαμβάνεις email οποιαδήποτε στιγμή μέσω των smartphones δεν βοηθά την κατάσταση. Αφού βρίσκεσαι υπό πίεση και διαθέσιμη όλο το 24ωρο. Προσπαθώντας έπειτα να απαντήσεις, καθώς κάνεις και άλλα πράγματα δημιουργείται περισσότερο άγχος.
«Η προσπάθεια για multitasking ρίχνει πολλούς από εμάς σε fight-or-flight mode», λέει η ψυχοθεραπεύτρια Hilda Burke. «Αντιμέτωποι με μια χιονοστιβάδα εργασιακών emails και chat streams, αποφασίζουμε συνεχώς ποια να διαγράψουμε και ποια να απαντήσουμε. Όμως όλα αυτά μας επιβαρύνουν, αυξάνοντας το επίπεδο της ορμόνης του στρες (της κορτιζόλης) στο σώμα μας. Γινόμαστε, λοιπόν, πιο ευερέθιστοι, αντιδραστικοί, ανήσυχοι, στρεσαρισμένοι, ανυπόμονοι και αμυντικοί» καταλήγει.
Επιπλέον, μελέτες έχουν δείξει ότι μπορεί να σου πάρει περίπου 23 λεπτά, για να συγκεντρωθείς ξανά σε ένα task που είχες προτού κάποιο μήνυμα σε διακόψει.
Οι συνέπειες αυτού δεν είναι μόνο το καθημερινό άγχος. Είναι αθροιστική: μια ενόχληση που συσσωρεύεται με την πάροδο του χρόνου. Στο βαθμό που γινόμαστε πολύ «καλωδιωμένοι», για να λειτουργούμε σωστά. Επηρεάζει την ικανότητα χαλάρωσης και τη δημιουργική σκέψη. Τα μυαλά μας δεν μπορούν να χαλαρώσουν αρκετά, ώστε να φτάσουν εκείνη την κατάσταση ροής που είναι τόσο σημαντική για τις μεγάλες ιδέες.
Πώς αντιμετωπίζεται η κόπωση εξαιτίας των email;
Επειδή το email δεν είναι επιβλαβές, αλλά ο τρόπος με τον οποίο το χρησιμοποιούμε, διάβασε παρακάτω 4 τρόπους να έχεις μια ευτυχισμένη εργασιακή καθημερινότητα:
1. Καθάρισε το inbox σου
Ένα καθαρό inbox ισοδυναμεί με καθαρό μυαλό. Μπορείς να διαγράψεις μαζικά άχρηστες συνομιλίες και να «συμμαζέψεις» υπογραφές, κεφαλίδες και ογκώδη συνημμένα.
2. Διαχειρίσου τα μηνύματά σου σε μια πλατφόρμα
Είναι αγχωτικό να διαχειρίζεσαι πολλά apps. Θα αποφύγεις τη διάσπαση της προσοχής και τη δυσκολία να έχετε πληροφορίες σε διαφορετικές πλατφόρμες και καρτέλες.
3. Δώσε προτεραιότητα στα επείγοντα μηνύματα
Έχουμε την τάση να απαντάμε σε μηνύματα με βάση αυτό που έρχεται πρώτη φορά. Αλλά είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να τα διαχωρίζεις. Χρησιμοποίησε το email, για να δώσεις προτεραιότητα στα επείγοντα μηνύματα. Έπειτα, φίλτραρε αυτά που μπορούν να αντιμετωπιστούν, όταν θα έχεις το χρόνο. Ακόμη, τοποθέτησε τα σημαντικότερες tasks στην κορυφή του inbox.
4. Απάντησε όποτε μπορείς
Σε αντίθεση με άλλες μορφές ανταλλαγής μηνυμάτων, δεν υπάρχει καμία προσδοκία να απαντήσεις άμεσα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Θυμήσου ότι μπορείς πάντα να γράφεις τις απαντήσεις σε ένα σημείο και να προγραμματίσεις την παράδοσή τους αργότερα.
