Μία από τις ερωτήσεις που “παίζει” πολύ ανάμεσα σε όσους λόγω της εργασίας τους λαμβάνουν αλλά και στέλνουν πολλά emails είναι “πώς τα διαχειρίζεσαι;”.

Και η αλήθεια είναι πως τα εισερχόμενά μας είναι ταυτόχρονα ένα μέρος για παραγωγικότητα και ένας ατελείωτο χάος που ζητάει την προσοχή μας. Τη στιγμή που θα απαντήσεις σε ένα email από τη λίστα σου, παίρνεις περίπου 30 δευτερόλεπτα ικανοποίησης πριν αρχίσουν να έρχονται οι απαντήσεις και η διαδικασία ξεκινά ξανά.

Ωστόσο, το email δεν χρειάζεται να είναι ένα μέρος της ημέρας σου που σου ρουφά τη χαρά ή μια πηγή ατελείωτης απόσπασης της προσοχής σου. Αντί για άλλη μια μακρά λίστα με συμβουλές παραγωγικότητας, αυτό που πραγματικά χρειάζεσαι είναι ένα σύστημα. Επειδή απλά όταν ξοδεύεις λιγότερο χρόνο στα emails σου, έχεις περισσότερο χρόνο για όλα τα πράγματα που πραγματικά θέλεις να κάνεις.

Αρχικά, αναγνώρισε τις δικές σου συνήθειες όσο αφορά τα emails σου.

Μήπως είσαι και εσύ από τους ανθρώπους που ελέγχουν συνεχώς τα εισερχόμενά τους; Εάν η απάντηση είναι ναι τότε το αποτέλεσμα είναι να μην είσαι ποτέ 100 τοις εκατό παρούσα με τους ανθρώπους με τους οποίους είσαι.

Συνειδητοποιείς ότι αφήνεις το email να εισχωρήσει σε άλλα κομμάτια της ζωής σου, χάνεις εκείνες τις μικρές αλλά σημαντικές στιγμές με τους ανθρώπους με τους οποίους βρίσκεσαι – και ότι το να τους δίνεις την πλήρη προσοχή σου δείχνει πόσο τους εκτιμάς;

Ρύθμισε τα εισερχόμενά σου ώστε να “δουλεύουν” για εσένα

Χώρισε τα emails σου και φτιάξε δύο λογαριασμούς, έναν για την εργασία σου και έναν προσωπικό. Έτσι δεν θα χρειάζεται όταν είσαι διακοπές να ελέγχεις τον έναν λογαριασμό ούτε να μπερδεύεσαι εν ώρα εργασίας με προσωπικά μηνύματα.

Στη συνέχεια, ταξινόμησε τα μηνύματα στα εισερχόμενά σου, φτιάξει φακέλους και υποφακέλους ανάλογα με τον παραλήπτη ή το πού αναφέρεται το μήνυμά του (σε ποιο project, ή οτιδήποτε άλλο το διαφοροποιεί από τα υπόλοιπα).

Κάθε email που χρειάζεται μια απάντηση ή μια ενέργεια (όπως η πληρωμή ενός τιμολογίου) πρέπει να ταξινομείται.

• Οι κόκκινες σημαίες σηματοδοτούν ένα email στο οποίο πρέπει να απαντήσεις εκείνη την ημέρα. Στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, μπορείς να σαρώσεις τα εισερχόμενά σου και να βεβαιωθείς ότι έχουν αφαιρεθεί οι κόκκινες σημαίες.
• Οι κίτρινες σημαίες επισημαίνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο πρέπει να απαντήσει, αλλά δεν έχει εξαιρετικά αυσητρό deadline.
• Οι πράσινες σημαίες επισημαίνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με τα οικονομικά σου θέματα—ένα τιμολόγιο που πρέπει να πληρώσεις ή να στείλεις, έναν προμηθευτή που πρέπει να ρυθμίσεις κ.λπ.
• Οι μοβ σημαίες σηματοδοτούν πράγματα που θέλεις να διαβάσεις. Αυτά είναι τα “διασκεδαστικά” – ενδιαφέροντα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλεις να δώσεις προσοχή, ενδιαφέροντα άρθρα, εμπνευσμένα αποσπάσματα που έχεις στείλει μέσω email στον εαυτό σου. Όταν έχεις λίγο χρόνο να επιβραδύνεις και να απορροφήσεις κάτι νέο, θα πηγαίνεις κατευθείαν στις μωβ σημαίες σου.

Δώσε βάση στο unsubscribe

Όλοι έχουμε πέσει στην παγίδα και έχουμε πατήσει “δέχομαι” σε πολλά websites είτε εμπορικά είτε ενημερωτικά που ρωτάνε αν μπορούν να στέλνουν ενημερωτικά δελτία, προσφορές κ.λπ. Τα χρειάζεσαι όλα αυτά; Πιθανότατα όχι. Το πρόβλημα είναι ότι σου αποσπούν την προσοχή και ίσως χάνεις σημαντικότερα μηνύματα. Πάρε λίγο χρόνο, κράτα όσα σε ενδιαφέρουν και σε όλα τα υπόλοιπα απλά πάτα unsubscribe.

ΔΙΑΒΑΣΕ ΑΚΟΜΑ: Γιατί πρέπει να ανακηρυχθείς ο υπάλληλος του μήνα για να αποδείξεις πως κάνεις σωστά τη δουλειά σου;