Σε μια καθημερινότητα γεμάτη τόσες πολλές διαφορετικές υποχρεώσεις, η οργάνωση είναι μονόδρομος, αν θέλεις να μοιράσεις χρονικά τις δουλειές σου και, στο τέλος της ημέρας, να τις έχεις ολοκληρώσει χωρίς να έχεις ξεχάσει τίποτα.

Την επίτευξη αυτού του στόχου βοήθησε στην αρχή το παραδοσιακό μπακαλόχαρτο, γεμάτο σκόρπιες λέξεις, πρόχειρα γραμμένες, που σου θύμιζαν όλα όσα έχεις να κάνεις. Στη συνέχεια, η κλασσική «to do list» πήρε ψηφιακή μορφή, αφού πολλοί την μετέφεραν στο κινητό τους.

Όσο αποτελεσματική κι αν είναι όμως η λίστα υποχρεώσεων, τελικά δε λειτουργεί για όλους. Αν ανήκεις σε εκείνους που μια τέτοια λίστα σου προκαλεί άγχος ή ακόμη και εκνευρισμό, δε χρειάζεται να «κολλήσεις» σε αυτή την παραδοσιακή μέθοδο. Το Stylist παρουσιάζει τρεις εναλλακτικές που θα σε γλιτώσουν από τη δυσάρεστη λίστα, βοηθώντας σε, παράλληλα, να διατηρήσεις την οργάνωσή σου:

Οριοθέτηση χρόνου

Αυτή η τεχνική διαχείρισης χρόνου απαιτεί να «κλειδώσεις» ορισμένες χρονικές περιόδους στο ημερολόγιό σου για συγκεκριμένες εργασίες ή ευθύνες. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος να διασφαλίσεις ότι έχεις αρκετό χρόνο να ολοκληρώσεις αυτά που θέλεις. Αυτό το σύστημα είναι ιδανικό αν έχεις την τάση να διακόπτεις μια δουλειά, για να κάνεις μια άλλη ή συνηθίζεις να κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα.

Πίνακες Kanban

Εάν έχεις μια ηγετική θέση και αναζητάς τρόπο να διαχειριστείς αποτελεσματικά μια ομάδα ανθρώπων ή έχεις την τάση να αναλαμβάνεις πολλές υποχρεώσεις ταυτόχρονα, τότε ένας πίνακας Kanban θα μπορούσε να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για σένα.

Η ονομασία αυτής της μεθόδου προέρχεται από την ιαπωνική λέξη «kanban» και σημαίνει οπτική αναπαράσταση. Αποτελείται από μια σειρά στηλών που συχνά αντιπροσωπεύουν διαφορετικά στάδια έγκρισης ή ολοκλήρωσης. Κάθε στήλη περιέχει εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσεις. Ένας πίνακας Kanban σου επιτρέπει να βλέπεις σε ποιο στάδιο βρίσκεται κάθε εργασία και να τη μετακινείς κατά μήκος της στήλης καθώς προχωρά.

Σύστημα Αϊζενχάουερ

Όταν έχεις μια μακρά λίστα από υποχρεώσεις και δεν ξέρεις από πού να ξεκινήσεις, είναι η ώρα να δοκιμάσεις το σύστημα Αϊζενχάουερ. Πρόκειται για ένα τετράγωνο σχήμα, που χωρίζεται στα τέσσερα με έναν σταυρό. Κάθε τετραγωνάκι αποτελεί και μια διαφορετική κατηγορία: «σημαντικό και επείγον», «σημαντικό αλλά όχι επείγον», «επείγον αλλά όχι σημαντικό» και «ούτε επείγον ούτε σημαντικό».

Το μόνο που έχεις να κάνεις είναι να κατατάξεις κάθε υποχρέωσή σου σε μία από τις τέσσερις κατηγορίες. Εάν μια εργασία είναι και επείγουσα και σημαντική, τότε θα πρέπει να την βάλεις σε προτεραιότητα και να την ολοκληρώσεις άμεσα. Εάν μια εργασία δεν είναι επείγουσα αλλά είναι σημαντική, μπορείς να την προγραμματίσεις σε μεταγενέστερο χρόνο. Εάν μια εργασία είναι επείγουσα αλλά όχι σημαντική, μπορείς να την αναθέσεις σε κάποιον άλλο. Και, τέλος, αν μια εργασία δεν είναι ούτε επείγουσα ούτε σημαντική, μπορείς να την ολοκληρώσεις όποτε έχεις χρόνο, χωρίς άγχος.