Για πολλούς, η επιστολή που συνοδεύει ένα βιογραφικό σημείωμα αποτελεί μια απαρχαιωμένη πρακτική, γι’ αυτό και συχνά παραλείπουν να την συμπεριλάβουν σε μια αίτηση για δουλειά.
Άλλοι δυσκολεύονται τόσο πολύ να την συντάξουν, που αναζητούν απεγνωσμένα συμβουλές στο διαδίκτυο. Υπάρχουν κι εκείνοι που αναρωτιούνται σε τι χρησιμεύει, όταν ένας δυνητικός εργοδότης μπορεί πλέον να μάθει σχεδόν ό,τι θέλει κάνοντας μια σύντομη αναζήτηση στο LinkedIn ή στο Google.
Κι όμως, όλα δείχνουν ότι οι συνοδευτικές επιστολές παραμένουν διαχρονικά πολύτιμες. «Χωρίς τη συνοδευτική επιστολή, δεν έχω ιδέα γιατί κάποιος θέλει να συνεργαστεί μαζί μας.
Μερικές φορές, λέει περισσότερα για έναν υποψήφιο απ’ όσα το βιογραφικό του. Περιέχει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το πού βρίσκεται και τι μπορεί να προσφέρει», λέει η Sarah Keach Baucom, συνιδρύτρια των Girl Tribe Co. και Girl Tribe Pop Up.
Θέλοντας να «ρίξει φως» στο κεφάλαιο συνοδευτική επιστολή, το The Every Girl συγκέντρωσε απόψεις ειδικών, που αποκαλύπτουν τι είναι αυτό που την κάνει τόσο σημαντική και πώς πρέπει να την φτιάξεις για να ξεχωρίσεις:
Διαβάζουν όντως τις συνοδευτικές επιστολές οι εργοδότες;
«Κάποιοι ναι, άλλοι όχι, σίγουρα όμως οι συνοδευτικές επιστολές δεν έχουν πεθάνει. Σκέψου ότι μπορεί να είναι το στοιχείο που θα κάνει τη διαφορά και θα σου δώσει τη δουλειά. Θα ήθελες να λείπει από την αίτησή σου;
Συχνά οι άνθρωποι νομίζουν ότι χρειάζονται πολύ χρόνο για να συντάξουν μια συνοδευτική επιστολή, όμως αυτό δεν είναι αλήθεια», λέει η Sarah Doody, ειδικός καριέρας και ιδρύτρια του Career Strategy Lab™.
«Πιστεύω ότι τα διαβάζουν, αλλά πιθανώς πολύ γρήγορα, ειδικά εάν οι αιτήσεις για τη θέση είναι πολλές. Νομίζω, ωστόσο, ότι όλοι πρέπει να στέλνουν συνοδευτική επιστολή, ακόμα κι αν η περιγραφή της θέσης δεν το απαιτεί.
Μπορεί να σε ξεχωρίσει, γιατί σου επιτρέπει να μοιραστείς πράγματα που δεν αναφέρονται στο βιογραφικό σου», συμπληρώνει η Arika L. Pierce, Διευθύνουσα Σύμβουλος της Piercing Strategies.
Η Amy Feind Reeves, Διευθύνουσα Σύμβουλος της JobCoachAmy, παραθέτει από την πλευρά της: «Στείλε πάντα μια συνοδευτική επιστολή με το βιογραφικό σου. Χρησιμοποίησε λέξεις – κλειδιά, ώστε να τραβήξεις το ενδιαφέρον του υποψήφιου εργοδότη. Μια συνοδευτική επιστολή σου δίνει, επίσης, την ευκαιρία να εξηγήσεις γιατί θέλεις αυτή τη θέση. Αυτό είναι σημαντικό για τον υποψήφιο εργοδότη και θα μπορούσε να κάνει τη διαφορά υπέρ σου».
Ποια είναι τα κορυφαία στοιχεία που αναζητούν οι εργοδότες σε μια συνοδευτική επιστολή;
Sarah Doody: Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να δείχνει στους εργοδότες γιατί είσαι το κατάλληλο άτομο για τη θέση, ώστε να θέλουν να μάθουν περισσότερα για σένα και να αφιερώσουν χρόνο στο βιογραφικό σου.
Σε μια συνοδευτική επιστολή, οι εργοδότες αναζητούν:
- Προσαρμογή: Μην στέλνεις την ίδια επιστολή σε κάθε αίτηση που κάνεις. Ένας εργοδότης θα αντιληφθεί μια τυποποιημένη επιστολή και αυτό μπορεί να λειτουργήσει αρνητικά για σένα. Προσάρμοσε την επιστολή σου ανάλογα με τη θέση για την οποία κάνεις αίτηση, ώστε να είναι πιο προσωποποιημένη. Αυτό θα δείξει ότι αφιέρωσες χρόνο και ενέργεια, κάτι το οποίο σίγουρα θα εκτιμηθεί από τον υποψήφιο εργοδότη σου.
- Ένα σταθερό τόνο: Εξήγησε αρχικά γιατί είσαι ο κατάλληλος άνθρωπος για τη θέση. Αναφέρσου στη σχετική προϋπηρεσία και τις ικανότητές σου.
- Στοιχεία και παραδείγματα: Αναφέρσου σε σημαντικές εργασίες στις οποίες συμμετείχες και επαγγελματικά επιτεύγματα για τα οποία νιώθεις υπερηφάνεια. Αυτά αποτελούν την καλύτερη διαφήμιση για σένα.
Arika L. Pierce: Οι εργοδότες αναζητούν στην συνοδευτική επιστολή πληροφορίες που δεν υπάρχουν στο βιογραφικό σου, όπως το τι σε κάνει να ξεχωρίζεις από τους συνυποψηφίους σου και τι έχεις να προσφέρεις εάν τελικά πάρεις τη θέση. Δηλώσεις με όραμα και βλέμμα προς το μέλλον.
Amy Feind Reeves: Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να τονίζει ξεκάθαρα και συνοπτικά τρία πράγματα:
- ότι καταλαβαίνεις ποια είναι η δουλειά
- ότι μπορείς να την κάνεις και
- ότι την θέλεις
Πώς να συντάξεις μια συνοδευτική επιστολή
Sarah Doody: Η συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 1 σελίδα. Χώρισέ την σε 3 ενότητες, μια εισαγωγή, αποδεικτικά στοιχεία και παραδείγματα, και μια παρότρυνση για δράση.
Arika L. Pierce: Θα την κρατούσα σύντομη και περιεκτική. Ο μέσος άνθρωπος θα αφιερώσει 5 – 7 δευτερόλεπτα προσοχής, γι’ αυτό βεβαιώσου ότι θα βάλεις πρώτα τα πιο ενδιαφέροντα στοιχεία.
Amy Feind Reeves: Το λιγότερο είναι πάντα περισσότερο. Εστίασε στα σημαντικότερα χαρακτηριστικά σου. Αναφέρσου στους λόγους για τους οποίους θέλεις τη θέση και τι πιστεύεις ότι μπορείς να προσφέρεις σε αυτή. Τσέκαρε την ιστοσελίδα της εταιρείας και κάνε μια αναφορά στο έργο της και σε όσα εσύ ξεχωρίζεις και να σε κάνουν να θέλεις να εργαστείς εκεί.
Ποιο είναι το στοιχείο της συνοδευτικής επιστολής που θα σε κάνει να ξεχωρίσεις;
Sarah Doody: Οι εργοδότες είναι πολύ απασχολημένοι, επομένως κάθε εξοικονόμηση χρόνου είναι καλοδεχούμενη. Μια συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να ενημερώνει γρήγορα έναν εργοδότη για το γιατί είσαι ο κατάλληλος άνθρωπος για τη θέση. Σκέψου το τρέιλερ μιας ταινίας: Είναι σχεδιασμένο έτσι ώστε να τραβά άμεσα την προσοχή και να σε πείθει ότι αξίζει να δεις την ταινία. Την ίδια λογική πρέπει να ακολουθεί και η συνοδευτική επιστολή σου.
Arika L. Pierce: Χρησιμοποίησε λέξεις – κλειδιά από την περιγραφή της θέσης εργασίας και αξιοποίησε επιπλέον δυνατότητες. Για παράδειγμα, βρες τον εργοδότη στο LinkedIn και στείλ’ του ένα άμεσο μήνυμα. Είναι κινήσεις που οι περισσότεροι δεν θα κάνουν, επομένως θα σε ξεχωρίσουν.
Amy Feind Reeves: Δεν χρειάζεται να αναλύσεις την ιστορία της ζωής σου στη συνοδευτική επιστολή. Κανείς δεν πρόκειται να διαβάσει κάτι τέτοιο. Είναι απλώς μια δεύτερη ευκαιρία για να κάνεις μια καλή πρώτη εντύπωση. Δημιούργησε ένα σύντομο κείμενο, στο οποίο θα εξηγείς γιατί θέλεις τη δουλειά και γιατί μπορείς να τα καταφέρεις καλά σε αυτή.
Μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να είναι πραγματικά ο παράγοντας που θα δώσει σε έναν υποψήφιο μια θέση. Αν ήξερες ότι το μόνο πράγμα που σε χωρίζει από τη δουλειά των ονείρων σου είναι ένα κομμάτι χαρτί με ένα καλογραμμένο κείμενο που σε περιγράφει, δε θα αφιέρωνες χρόνο για να το γράψεις;
