Οποιαδήποτε και εάν είναι η δουλειά σου, οι πιθανότητες είναι ότι απαιτεί να επικοινωνείς μέσω e-mail καθημερινά, με αποτέλεσμα να έχεις στο inbox σου χιλιάδες από αυτά. Και στα απεσταλμένα τα διπλά! Για όλους έχει υπάρξει τουλάχιστον μια φορά που χρειάστηκε να απαντήσουμε σε ένα μήνυμα που πραγματικά δε θέλαμε, είτε λόγω κάποιας δυσάρεστης και κουραστικής κατάστασης, είτε λόγω του «στριφνού» ή «περίεργου» παραλήπτη που θα είχε.
Και δεν είναι λίγες οι φορές που σε αυτές ακριβώς τις καταστάσεις δημιουργήθηκαν οι μεγαλύτερες παρεξηγήσεις… μέσω e-mail! Δε ξέρω ποια ήταν η κατάληξη στη δική σου περίπτωση, ξέρω όμως 9 σίγουρα μυστικά που θα κάνουν τη διαδικασία λιγότερο επίπονη και τρομακτική την επόμενη φορά που θα κληθείς να επικοινωνήσεις μέσω του, αγαπημένου όλων μας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (το e-mail λέω ντε!).
Κοινοποίησε το email μόνο στους πραγματικά ενδιαφερόμενους
Προωθώντας τα μηνύματα σε όλους σου τους γνωστούς το μόνο που καταφέρνεις να αποκτήσεις είναι ένα βουνό από άσχετες απαντήσεις και ερωτήσεις! Just..don’t!
Μη χρησιμοποιείς βαρύγδουπους ή άσχετους τίτλους
Το «ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΜΗΝΥΜΑ» ή «ΔΕ ΘΑ ΤΟ ΠΙΣΤΕΨΕΤΕ», ΔΕΝ αποτελούν κατατοπιστικό ή σοβαρό θέμα μηνύματος. Ο τίτλος του e-mail έχει σκοπό να τα τραβήξει το ενδιαφέρον των παραληπτών, αλλά όχι και να τους τρομάξει!
Μην τα στέλνεις τελευταία στιγμή
Το να ζητάς από κάποιον συνάδερφο να σου παραδώσει project ενός μήνα μέσα σε 6 ώρες ΔΕΝ είναι λογική απαίτηση. Πόσο μάλλον το να του το ανακοινώνεις μέσω mail!
Να είσαι περιεκτικός
Τα e-mails δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να αντικαθιστούν τα meetings. Εάν πιστεύεις ότι υπάρχει κάποιο θέμα που χρειάζεται ανάλυση, οργάνωσε μια συνάντηση με τους άμεσα ενδιαφερόμενους. Σε κάθε άλλη περίπτωση, γράψε όσο λιγότερα και συγκεκριμένα πράγματα μπορείς!
Μη ξεχνάς την επισύναψη
Δεν υπάρχει τίποτε χειρότερο από το μήνυμα «Δες αυτά που επισυνάπτω», χωρίς να υπάρχει τίποτα ως επισύναψη! Καταλαβαίνεις ότι ο παραλήπτης θα ψάχνει τα επισυναπτόμενα αρχεία για ώρες; Μπορεί και μέρες! Μπορεί και χρόνια!
Μην απαντάς εάν δεν έχεις κάτι να πεις
Με το να απαντάς σε e-mail που δε σε αφορούν, το μόνο που καταφέρνεις είναι να ξοδέψεις το χρόνο εκείνων που πραγματικά πρέπει να απαντήσουν, ή, ακόμη χειρότερα, να θαφτούν σημαντικά κομμάτια της συνομιλίας ανάμεσα στις δικές σου, άσχετες, απαντήσεις!
Το ύφος έχει σημασία
Όσο καλή σχέση και εάν έχεις με τον παραλήπτη, να θυμάσαι ότι τα e-mails στέλνονται για να μείνουν ως αρχείο. Και το να αποκαλείς το αφεντικό σου «αρχηγέ μου» και την κοπέλα στο marketing «κουκλίτσα μου» σίγουρα δεν είναι κάτι που αξίζει να αρχειοθετηθεί!
Τα ορθογραφικά και το συντακτικό το ίδιο
Εάν δε θέλεις να κάνεις τους παραλήπτες των μηνυμάτων σου προσπαθήσουν να βγάλουν τα μάτια τους με κουτάλι, συμβουλέψου τουλάχιστον το spell check! Είναι δωρεάν!
ΔΕ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΝΑ ΓΡΑΦΕΙΣ ΚΕΦΑΛΑΙΑ
ΑΥΤΟ!.-
