Είναι βέβαιο ότι όταν καταγράφουμε τις υποχρεώσεις μας σε λίστα καθημερινά, αισθανόμαστε κατά τι πιο παραγωγικοί.

Όπως είναι επίσης βέβαιο ότι, όπως και σε όλα τα πράγματα σ’ αυτή τη ζωή, έτσι και στις λίστες, υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης -άλλωστε ο εχθρός του καλού είναι πάντα το καλύτερο.

Φυσικά το ζήτημα δεν είναι να βγει ο ψυχαναγκασμός και στη λίστα για να την κάνεις τέλεια, αλλά να συμπεριλάβεις κάποιες τεχνικές όταν τη συμπληρώνεις για να γίνει πιο λειτουργική και να απαλλαγείς από αυτό το ενοχλητικό αίσθημα στο τέλος της ημέρας, που δεν σε αφήνει να χαλαρώσεις χαζεύοντας στο Netflix, γιατί σκέφτεσαι πως οι εκκρεμότητες έχουν πάρει μορφή χιονοστιβάδας, όπως οι γεωπολιτικές εξελίξεις τον τελευταίο καιρό ένα πράμα!

Χαρτί και μολύβι ή εφαρμογή;

Ξεκινήστε εντοπίζοντας ποιος τρόπος δουλεύει καλύτερα για εσάς. Για την Joanne Mallon, πχ, coach και podcaster στο 5 Minutes To Change Your Life, ο παραδοσιακός τρόπος «βάλ’ τα κάτω με χαρτί και μολύβι» κερδίζει κατά κράτος.

Όπως αναφέρει η ίδια στο Metro.co.uk.: «Όταν νιώθω ότι ο εγκέφαλος μου κατακλύζεται με όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνω, το να τα καταγράψω σε ένα φύλο χαρτί, με κάνει να νιώθω αμέσως πιο ήρεμη».

Και προσθέτει: «Γράφω τη λίστα μου στο τέλος της ημέρας, οπότε έχω κάποια δομή για να ξεκινήσω το επόμενο πρωί κι έτσι είναι λιγότερο πιθανό να τρέχουν πράγματα στο μυαλό μου το βράδυ, όταν προσπαθώ να χαλαρώσω».

Άλλοι, ωστόσο, βρίσκουν μια εφαρμογή πιο βολική.

«Είναι πολύ πιο εύκολο να μετακινήσετε και να προτεραιοποιήσετε τα πράγματα σε μια ψηφιακή λίστα», λέει η Karen Eyre-White, ιδρύτρια του Go Do και μέλος της οργάνωσης APDO. «Μου αρέσει το Trello γιατί είναι ευέλικτο και διασκεδαστικό στη χρήση – μπορείτε να μετακινήσετε τις μικρές κάρτες εργασιών μεταξύ διαφορετικών λιστών. Χρησιμοποιώ τη δωρεάν έκδοση και έχω πολλά πράγματα εκεί. Και το Asana όμως, είναι επίσης πολύ καλό, ειδικά εάν χρειάζεστε περισσότερα εργαλεία διαχείρισης εργασιών».

Βάλε σωστά τις προτεραιότητες 

Ο Barnaby Lashbrooke, Διευθύνων Σύμβουλος του virtual assistant agency, Time etc, μας προτρέπει να σταματήσουμε να χρησιμοποιούμε μια γραμμική λίστα και να ακολουθήσουμε τη μέθοδο του Eisenhower, ή Eisenhower Matrix ή Urgent-Important Matrix, την οποία επιλέγει και ο ίδιος. Πρόκειται για μία μέθοδο που περιλαμβάνει την καταγραφή εργασιών σε ένα πλέγμα τεσσάρων τετραγώνων.

«Πολλοί άνθρωποι έχουν τεράστιες λίστες υποχρεώσεων και αυτό θολώνει την κρίση τους, ενώ καθιστά δύσκολο να αποφασίσουν σε τι πραγματικά πρέπει να εστιάσουν», μας λέει ο Barnaby. «Η μέθοδος του Αϊζενχάουερ σας αναγκάζει να εντάξετε τις εργασίες σας σε τέσσερις ομάδες: σε εργασίες υψηλής προτεραιότητας που πρέπει να γίνουν τώρα, σε πράγματα που είναι σημαντικά αλλά όχι τόσο επείγοντα, σε εργασίες που μπορείτε να αναθέσετε σε άλλους και σε tasks που δεν χρειάζεται να γίνουν στην πραγματικότητα.

Όπως παρατηρεί ο ίδιος: «Το να ξεφορτωθείς τα περιττά είναι ίσως το πιο δύσκολο κομμάτι της διαδικασίας, αλλά είναι και αυτό που με απελευθέρωσε από το να έχω μη διαχειρίσιμες λίστες».

Όταν πρόκειται για την ιεράρχηση των προτεραιοτήτων σας, μια καλή ιδέα είναι να κάνετε ένα βήμα πίσω και να σκεφτείτε πιο στρατηγικά για το τι προσπαθείτε να επιτύχετε μακροπρόθεσμα, συμβουλεύει η Karen: «Θα μπορούσατε να έχετε μια κύρια λίστα με μακροπρόθεσμους στόχους που στη συνέχεια θα την ενημερώνετε κάθε εβδομάδα και παράλληλα να διατηρείτε και τις καθημερινές λίστες σας».

Το να έχεις σαφή κριτήρια για να αποφασίσεις πόσο επείγον είναι κάτι, αποδεικνύεται επίσης εξαιρετικά βοηθητικό, όπως προσθέτει η Joanne. «Ένα από τα κριτήριά μου είναι αν κάποιος άλλος εξαρτάται από εμένα», λέει. «Το άλλο είναι: πληρώνομαι γι’ αυτό;».

Μία λίστα ή πολλές;

Όλα εξαρτώνται από τα εργασιακά πρότυπα και τις περιστάσεις.

«Δεν χωρίζω τη λίστα μου σε επαγγελματικά και προσωπικά, γιατί είναι όλα πράγματα που καταλαμβάνουν χρόνο και ενέργεια», λέει η Joanne.

Η Karen, ωστόσο, προτιμά να τα κρατά χωριστά: «Αυτό που συμβαίνει συχνά με τις προσωπικές εργασίες είναι ότι δεν αποφασίζουμε ακριβώς πότε θα τις κάνουμε, οπότε αν θέλουμε να χρονοτριβήσουμε το απόγευμα της Τετάρτης για παράδειγμα, ξαφνικά θεωρούμε ότι είναι πολύ καλή ιδέα να βάλουμε πλυντήριο ή να ασχοληθούμε με τον κήπο.

«Όμως αν έχουμε μια ξεχωριστή θέση γι’ αυτά τα πράγματα -ίσως μερικές ώρες το απόγευμα της Δευτέρας- ξέρουμε ότι θα τελειώσουν και είναι πολύ πιο εύκολο να μην τα κάνουμε την στιγμή που θα έπρεπε να ασχολούμαστε με άλλα πράγματα».

Να είστε ρεαλιστές σχετικά με τους χρόνους σας

Να θυμάστε ότι η to – do λίστα σας πρέπει να είναι σε συνάρτηση με τον χρόνο που έχετε διαθέσιμο την κάθε ημέρα, επομένως βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε υπόψη πράγματα που έχετε κανονίσει, όπως ραντεβού και συναντήσεις.

Είναι σημαντικό να χτίσετε την επίγνωσή σας για το τι μπορείτε να επιτύχετε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Ο Barnaby λέει: «Όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, έτσι κι εγώ είχα την τάση να πιστεύω ότι μπορούσα να κάνω πράγματα πιο γρήγορα από ό,τι πραγματικά μπορώ. Τώρα, όταν προγραμματίζω μια εργασία, αντί να λέω ότι έχω δύο ώρες την Τετάρτη και θα την τελειώσω, αυτό που πραγματικά λειτουργεί για μένα είναι να πω ότι θα αφιερώσω δύο ώρες σε αυτήν. Αν την τελειώσω, τέλεια, φανταστικά! Αλλά αν όχι, τότε μπορεί να επιστρέψει στη λίστα για την επόμενη μέρα. Σημειωτέων ότι εάν έχεις την τάση να χρονοτριβείς, αυτό γίνεται πολύ χειρότερο αν βάλεις τον εαυτό σου υπό την ψυχολογική πίεση ότι πρέπει να τελειώσεις κάτι».

Σπάστε σε μικρότερα κομμάτια τη μεγάλη δουλειά που πρέπει να κάνετε

Τα tasks που υπάρχουν στη λίστα με τις υποχρεώσεις σας θα πρέπει να είναι συγκεκριμένα και να λειτουργούν, επομένως είναι σημαντικό να χωρίζετε τις εργασίες σε μικρά, διαχειρίσιμα κομμάτια, ώστε να μη μοιάζουν πολύ τρομακτικές στο κεφάλι σας.

Ένα κλασικό λάθος, που κάνουν οι περισσότεροι, είναι να βάλεις κάτι στη λίστα σου που είναι πολύ μεγάλο, λέει η Joanne.

«Συχνά σαμποτάρεις τον εαυτό σου πριν καν ξεκινήσεις», σημειώνει. «Πρέπει να σκεφτείτε τα διάφορα βήματα που απαιτούνται για να φτάσετε σε αυτό το τελικό σημείο και να προσδιορίσετε το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε. Αντί δηλαδή να γράψετε ότι πρέπει να «καθαρίσετε το σπίτι» ή «να ολοκληρώσετε ένα report», μπορείτε απλώς να ξεκινήσετε με το «άδειασμα των κάδων» ή «να ανοίξετε ένα νέο έγγραφο».